AVERTIZOR DE INTEGRITATE

Procedura privind raportarea neregulilor (extras)

1. SCOP
Procedura are ca scop stabilirea modalitatilor de raportare si tratare a neregulilor si este elaborata in vederea abordarii unor probleme ce privesc aspecte de interes public ce pot include incalcarea politicilor EnergoNuclear, a procedurilor sau legislatiei aplicabile.
Problemele care pot constitui nereguli (fara ca descrierea sa fie limitativa) sunt: nerespectarea Codului de Conduita, nerespectarea politicilor si procedurilor, aspecte necorespunzatoare privind situatiile financiare si relatiile dintre angajati, abuzuri, discriminari, cazuri de coruptie, furturi, cazuri de spalare a banilor si orice comportament inadecvat care ar putea dauna reputatiei societatii sau orice incercari de a ascunde toate cele de mai sus.
Compania, recunoscand importanta esentiala a unui proces clar si actualizat privind atat raportarea interna cat si protectia celor care transmit astfel de rapoarte (persoanele care transmit sesizarile), adopta prezenta procedura pentru a oferi indrumare personalului sau si pentru a declara ca asigura confidentialitatea deplina si protectia acestora, ca parte a responsabilitatii sale generale fata de personalul, actionarii si clientii sai.

Procedura privind Raportarea Neregulilor isi propune:
• Sa incurajeze angajatii si tertii sa se simta increzatori de a aduce in discutie probleme grave, de a le pune sub semnul intrebarii si de a actiona ca atare;
• Sa puna la dispozitia angajatilor si tertilor modalitati de a aduce in discutie si de a obtine aprecieri cu privire la orice masuri intreprinse drept consecinta;
• Sa se asigure ca angajatii si tertii primesc un raspuns in legatura cu problemele ridicate si ca acestia stiu cum sa procedeze in situatia in care nu sunt satisfacuti de masurile intreprinse;
• Sa asigure odata in plus angajatii si tertii in legatura cu faptul ca, daca acestia ridica cu buna credinta probleme pe care le considera adevarate, vor fi protejati impotriva oricaror represalii sau victimizari.

In special, prezenta procedura isi propune sa stabileasca caile de comunicare si procesul de primire a sesizarilor referitoare la:
(a) acte necorespunzatoare si/sau practici de contabilitate si audit care contravin practicilor internationale si prevederilor aplicabile; si
(b) frauda, coruptie sau conflicte de interese;
asa cum sunt definite in politicile/codurile conexe ale EnergoNuclear privind combaterea fraudei si a coruptiei, conflictele de interese.
Cu toate acestea, prin intermediul canalelor de comunicare descrise in prezenta procedura, pot fi transmise si alte semnalari privind neregulile identificate de catre petenti.

2. DOMENIU
Procedura privind Raportarea Neregulilor este menita sa acorde sprijin persoanelor (angajati permanenti sau part-time, contractori, furnizori, clienti si alti membri ai publicului) care considera ca au descoperit situatii de neglijenta in serviciu, fraude sau nereguli.
Aceasta procedura nu se aplica plangerilor personale ce fac referire la termenii de angajare sau la alte aspecte privind relatia de munca sau problemele disciplinare.
Procedura nu are misiunea de a pune sub semnul intrebarii deciziile financiare sau de afaceri adoptate de catre EnergoNuclear si sucursale si nici nu trebuie utilizata pentru a reconsidera aspecte care au fost deja abordate conform procedurilor disciplinare.
Principiile prezentei proceduri sunt in conformitate cu principiile care guvernează protectia avertizarii in interes public:
a) principiul legalitatii, conform caruia autoritatile si institutiile publice au obligatia de a respecta drepturile si libertatile cetatenilor, normele procedurale, libera concurenta si tratamentul egal acordat beneficiarilor serviciilor publice, potrivit legii;
b) principiul suprematiei interesului public, conform caruia, ordinea de drept, integritatea, impartialitatea si eficienta autoritatilor publice si institutiilor publice, sunt ocrotite si promovate de lege;
c) principiul responsabilitatii, conform caruia orice persoana care semnaleaza incalcari ale legii este datoare sa sustina reclamatia cu date sau indicii privind fapta savarsita;
d) principiul nesanctionarii abuzive, conform caruia nu pot fi sanctionate persoanele care reclama ori sesizeaza incalcari ale legii, direct sau indirect, prin aplicarea unei sanctiuni inechitabile si mai severe pentru alte abateri disciplinare. In cazul avertizarii in interes public, nu sunt aplicabile normele deontologice sau profesionale de natura sa impiedice avertizarea in interes public;
e) principiul bunei administrari, conform caruia autoritatile si institutiile publice sunt datoare sa isi desfasoare activitatea in realizarea interesului general, cu un grad ridicat de profesionalism, in conditii de eficientă, eficacitate si economicitate a folosirii resurselor;
f) principiul bunei conduite, conform caruia este ocrotit si incurajat actul de avertizare in interes public cu privire la aspectele de integritate publica si buna administrare, cu scopul de a spori capacitatea administrativa si prestigiul autoritatilor si institutiilor publice;
g) principiul echilibrului, conform caruia nici o persoana nu se poate prevala de prevederile legii pentru a diminua sanctiunea administrativa sau disciplinara pentru o fapta a sa mai grava;
h) principiul bunei-credinte, conform caruia este ocrotita persoana care a facut o sesizare, convinsa fiind de realitatea starii de fapt sau ca fapta constituie o incalcare a legii.

Neregulile, se refera, in principal, dar nu se limiteaza la:
• Abuz de incredere
• Infractiuni de coruptie, infractiuni asimilate infractiunilor de coruptie, infractiuni in legatura directa cu infractiuni de coruptie,
• Infractiunile de fals si uz de fals;
• Inselaciune si inselaciune cu privire la capitalul de investitii
• Furt si delapidare
• Santaj
• Falsificarea documentelor si alte actiuni manipulative privind documentele
• Jaf
• Manipularea pretului pietei
• Infractiuni privind insolventa
• Constrangere si amenintari
• Activitati de „inside trading” (ilegale) si de manipulare a pietei
• Falsificarea evidentelor societatii
• Infractiuni informatice
• Falsificarea, piratarea produselor si marcilor
• Abuzul in legatura cu secretele private sau de afaceri
• Abateri in legatura cu contabilitatea, controlul financiar-contabil sau auditul intern;
• Incalcarea prevederilor legale privind achizitiile publice si finantarile nerambursabile;
• Aranjamente anti-concurentiale
• Spalare de bani
• Incalcarea regulilor de reprezentare si de semnare a documentelor
• Practici sau tratamente preferentiale ori discriminatorii in exercitarea atributiilor;
• Incalcarea prevederilor privind incompatibilitatile si conflictele de interese;
• Folosirea abuziva a resurselor materiale sau umane ale societatii;
• Practici neconcurentiale;
• Incompetenţa sau neglijenta in serviciu;
• Evaluari neobiective ale personalului în procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare si eliberare din functie;
• Incalcari ale procedurilor sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea legii;
• Orice alta incalcare grava a legislatiei sau a normelor interne de etica si conduita in afaceri ale Societatii.

3. MOD DE LUCRU
Avand in vedere ca procesul de raportare este in general recunoscut ca instrument cheie pentru descoperirea comportamentului necorespunzator, este important ca personalul sa inteleaga pe deplin tipul incidentelor pe care acestia sunt etic obligati sa le raporteze.

Canalele de comunicare
Compania a stabilit diferite canale de comunicare ce pot fi utilizate de angajati si de catre terti pentru a-si exprima plangerile in conformitate cu scopul acestei proceduri, dupa cum urmeaza:
• Portal dedicat de internet disponibil in cadrul EnergoNuclear, www.energonuclear.ro, rubrica “semnalati o neregula”, unde este disponibil Formularul de Raportare a Neregulilor, al carui format este prezentat in anexa la prezenta Procedura;
• Adresele de email sesizari@energonuclear.ro si conformitate@energonuclear.ro gestionate de Biroul de Audit Intern din cadrul Directiei Generale;
• Adresa postala;
Persoanele care intocmesc plangerile isi pot pastra anonimitatea, insa sunt incurajati sa se identifice (nume si date de contact), in special daca sunt necesare cercetari suplimentare. Este de preferat ca toate sesizarile, sa respecte formatul Formularului de Raportare a Neregulilor.

Investigarea sesizarilor de catre Biroul Conformitate
Toate rapoartele primite sunt atent investigate de catre Biroul Conformitate, in deplin secret si confidentialitate. Biroul Conformitate va selecta sesizarile corespunzatoare prezentei proceduri, le va revizui cu atentie, dar poate actiona doar pentru cele care se refera la aspecte privind frauda (incluzand actiuni necorespunzatoare, practici de contabilitate si audit care contravin practicilor internationale si prevederilor aplicabile), coruptie si conflicte de interese. Celelate sesizari care nu privesc aspecte legate de activitatea Biroului Conformitate, vor fi transmise spre solutionare catre structura competenta in acest sens din cadrul companiei.
Informatia poate fi furnizata anonim; oricum, aceasta semnifica faptul ca Biroul Conformitate nu poate contacta persoana care a transmis sesizarea/raportul pentru informatii suplimentare, facand astfel mai grea abordarea problemei.
Persoana care transmite sesizarea este sfatuita sa nu comunice altor persoane detaliile aspectelor pe care el/ea le-a raportat, avand in vedere ca acest aspect ar putea avea un impact nefavorabil asupra oricarei investigatii viitoare.
Este evidentiat faptul ca toate sesizarile transmise sunt tratate strict confidential de catre toate unitatile implicate din Companie.

4. MASURI DE PROTECTIE
Confidentialitate
Toate dezvaluirile sunt tratate similar informatiilor confidentiale si sensibile.
Atunci cand sunt denuntate nereguli, orice persoana poate presupune ca numai angajatii care cerceteaza plangerea vor cunoaste identitatea acesteia. Identitatea persoanelor care aduc o acuzatie va fi confidentiala atata timp cat aceasta nu impiedica sau limiteaza cercetarile.
Cu toate acestea, identitatea persoanei care face denuntarea va trebui dezvaluita in cazul unei obligatii legale de a proceda astfel.

Acuzatii anonime
Acuzatiile anonime sunt mai putin credibile, dar pot fi luate in considerare. In exercitarea acestui drept, factorii care vor fi avuti in vedere vor include:
• Gravitatea aspectelor denuntate
• Credibilitatea
• Posibilitatea de a obtine o confirmare din partea unor surse independente si de incredere

Protectie
Aceasta Procedura este menita sa ofere protectie angajatilor care denunta anumite probleme:
• cu buna credinta;
• care cred in mod rezonabil ca exista un caz de neglijenta in serviciu sau incorectitudine, atata timp cat dezvaluirea a fost facuta unei persoane corespunzatoare
Compania nu va permite nicio actiune de represiune din partea managementului cu privire la persoanele care denunta cu buna credinta, o neregula, inclusiv daca din verificarile efectuate aspectele nu se confirma sau se confirma doar partial.

FORMULAR SEMNALARE NEREGULI